1. Allgemeines Diese Karriereseite und das Bewerbermanagementsystem werden von der

Circula GmbH Oranienburger Str. 74 10117 Berlin Deutschland

(nachfolgend „Circula“, „wir“ oder „uns“) betrieben.

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir dich darüber, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Bewerbungen und Recruiting-Aktivitäten verarbeiten.

Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten erfolgt gemäß der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) sowie den anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen.



2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Circula GmbH Oranienburger Str. 74 10117 Berlin Deutschland

E-Mail: privacy@circula.com



3. Nutzung von Recruitee

Zur Durchführung unseres Bewerbungs- und Recruitingprozesses nutzen wir die Recruiting-Software „Recruitee“, die von der Tellent-Gruppe bereitgestellt wird.

Die im Rahmen deiner Bewerbung übermittelten Daten werden verschlüsselt übertragen und innerhalb des Systems verarbeitet. Mit dem Anbieter wurden die erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Circula ist Verantwortlicher für die Verarbeitung deiner Bewerbungsdaten. Recruitee bzw. Tellent verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter.

Recruitee wird insbesondere für folgende Zwecke genutzt:

• Verwaltung von Bewerbungen und Kandidatenprofilen

• Kommunikation mit Bewerber:innen

• Terminplanung und Interviewmanagement

• Talent Pool Management

• Reporting und Recruiting-Analysen

• Betrieb, Sicherheit und technische Wartung des Systems



4. Wie wir personenbezogene Daten erheben

Bewerbung über unsere Karriereseite

Wenn du dich auf eine ausgeschriebene Stelle oder initiativ bei uns bewirbst, verarbeiten wir deine Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Active Sourcing

Wir können öffentlich zugängliche berufliche Netzwerke und andere öffentlich verfügbare Quellen nutzen, um potenziell geeignete Kandidat:innen zu identifizieren.

Wenn wir der Auffassung sind, dass dein Profil zu unseren aktuellen oder zukünftigen Vakanzen passen könnte, kontaktieren wir dich gegebenenfalls im Rahmen unseres berechtigten Interesses an der Personalgewinnung oder holen – soweit erforderlich – deine Einwilligung ein.

Empfehlungen (Referrals)

Wir können deine Kontaktdaten über Empfehlungen von Mitarbeitenden oder anderen Personen erhalten, die der Ansicht sind, dass dein Profil zu unseren Stellenanforderungen passen könnte.

In diesem Fall kontaktieren wir dich gegebenenfalls, um dein Interesse an einer Tätigkeit bei Circula zu erfragen und gegebenenfalls deine Einwilligung zur weiteren Verarbeitung einzuholen.



5. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Art deiner Bewerbung können wir insbesondere folgende Daten verarbeiten:

• Vor- und Nachname

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer

• Anschrift

• Lebenslauf

• Anschreiben

• Zeugnisse und Zertifikate

• LinkedIn-Profil oder vergleichbare berufliche Profile

• Gehaltsvorstellungen

• Verfügbarkeit und Kündigungsfrist

• Informationen zu Positionen, auf die du dich beworben hast

• Interviewnotizen und Bewertungen

• Recruiting-bezogene Kommunikation

• Sonstige Informationen, die du uns freiwillig zur Verfügung stellst

Die Bereitstellung deiner Daten erfolgt freiwillig. Ohne bestimmte Angaben kann die Bearbeitung deiner Bewerbung jedoch eingeschränkt sein.



6. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Durchführung des Bewerbungsverfahrens

Wir verarbeiten deine Daten zur Prüfung deiner Bewerbung, Durchführung von Interviews und Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

• § 26 BDSG

Kommunikation mit Bewerber:innen

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Talent Pool

Mit deiner Einwilligung können wir dein Profil in unseren Talent Pool aufnehmen, um dich für zukünftige Stellen zu berücksichtigen.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Active Sourcing und Empfehlungen

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Personalgewinnung)

• gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO



7. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Bewerbungsverfahren

Deine Daten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens sowie für gesetzlich zulässige Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Talent Pool

Mit deiner Einwilligung können wir deine Daten über den Abschluss eines Bewerbungsverfahrens hinaus speichern.

Die reguläre Speicherdauer im Talent Pool beträgt 180 Tage.

Vor Ablauf dieser Frist versendet Recruitee automatisch eine Anfrage zur Verlängerung deiner Einwilligung. Wenn du deine Einwilligung erneuerst, können deine Daten weiterhin gespeichert werden. Erfolgt keine Verlängerung, werden deine Daten automatisch gelöscht.

Active-Sourcing- und Referral-Kandidat:innen

Kandidat:innen, die nicht direkt über unsere Karriereseite eingewilligt haben, erhalten eine gesonderte Einwilligungsanfrage.

Wird innerhalb von 30 Tagen keine Einwilligung erteilt, werden die Daten automatisch gelöscht.

Löschanfragen

Du kannst jederzeit die Löschung deiner personenbezogenen Daten verlangen.

Dies ist möglich:

• über die entsprechenden Funktionen und Links in unseren Recruiting-Kommunikationen,

• über die von Recruitee bereitgestellten Datenschutzfunktionen oder

• durch Kontaktaufnahme mit privacy@circula.com.

Löschanfragen werden grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen bearbeitet, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Automatische Löschung

Abgelaufene Kandidatenprofile werden automatisch gelöscht.

Ausgenommen hiervon sind:

• eingestellte Kandidat:innen,

• Kandidat:innen in laufenden Bewerbungsprozessen,

• Datensätze, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben aufbewahrt werden müssen.



8. Weitergabe personenbezogener Daten

Deine personenbezogenen Daten werden ausschließlich an Personen weitergegeben, die diese für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen.

Dies umfasst insbesondere:

• Recruiting- und People-Teams,

• Fachbereiche und Hiring Manager,

• Interviewer:innen,

• technische Dienstleister und Auftragsverarbeiter,

• verbundene Unternehmen der Circula-Gruppe, soweit dies für eine Einstellung erforderlich ist.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder du eingewilligt hast.



9. Sicherheit deiner Daten

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz deiner personenbezogenen Daten.

Hierzu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung (TLS),

• rollenbasierte Zugriffsrechte,

• Authentifizierungs- und Berechtigungskonzepte,

• Sicherheitsüberprüfungen,

• automatisierte Lösch- und Aufbewahrungsprozesse.



10. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Datenschutzbeauftragter

Wenn du Fragen zum Datenschutz hast oder deine Rechte ausüben möchtest, kannst du dich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

Boris Arendt E-Mail: privacy@circula.com

Darüber hinaus hast du das Recht, dich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.



11. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, um sie an rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen anzupassen.

Es gilt jeweils die auf dieser Karriereseite veröffentlichte Fassung.