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1. Allgemeines Diese Karriereseite und das Bewerbermanagementsystem werden von der
Circula GmbH Oranienburger Str. 74 10117 Berlin Deutschland
(nachfolgend „Circula“, „wir“ oder „uns“) betrieben.
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir dich darüber, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Bewerbungen und Recruiting-Aktivitäten verarbeiten.
Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten erfolgt gemäß der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) sowie den anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
2. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Circula GmbH Oranienburger Str. 74 10117 Berlin Deutschland
E-Mail: privacy@circula.com
3. Nutzung von Recruitee
Zur Durchführung unseres Bewerbungs- und Recruitingprozesses nutzen wir die Recruiting-Software „Recruitee“, die von der Tellent-Gruppe bereitgestellt wird.
Die im Rahmen deiner Bewerbung übermittelten Daten werden verschlüsselt übertragen und innerhalb des Systems verarbeitet. Mit dem Anbieter wurden die erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Circula ist Verantwortlicher für die Verarbeitung deiner Bewerbungsdaten. Recruitee bzw. Tellent verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter.
Recruitee wird insbesondere für folgende Zwecke genutzt:
Verwaltung von Bewerbungen und Kandidatenprofilen
Kommunikation mit Bewerber:innen
Terminplanung und Interviewmanagement
Talent Pool Management
Reporting und Recruiting-Analysen
Betrieb, Sicherheit und technische Wartung des Systems
4. Wie wir personenbezogene Daten erheben
Bewerbung über unsere Karriereseite
Wenn du dich auf eine ausgeschriebene Stelle oder initiativ bei uns bewirbst, verarbeiten wir deine Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
Active Sourcing
Wir können öffentlich zugängliche berufliche Netzwerke und andere öffentlich verfügbare Quellen nutzen, um potenziell geeignete Kandidat:innen zu identifizieren.
Wenn wir der Auffassung sind, dass dein Profil zu unseren aktuellen oder zukünftigen Vakanzen passen könnte, kontaktieren wir dich gegebenenfalls im Rahmen unseres berechtigten Interesses an der Personalgewinnung oder holen – soweit erforderlich – deine Einwilligung ein.
Empfehlungen (Referrals)
Wir können deine Kontaktdaten über Empfehlungen von Mitarbeitenden oder anderen Personen erhalten, die der Ansicht sind, dass dein Profil zu unseren Stellenanforderungen passen könnte.
In diesem Fall kontaktieren wir dich gegebenenfalls, um dein Interesse an einer Tätigkeit bei Circula zu erfragen und gegebenenfalls deine Einwilligung zur weiteren Verarbeitung einzuholen.
5. Kategorien personenbezogener Daten
Je nach Art deiner Bewerbung können wir insbesondere folgende Daten verarbeiten:
Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Anschrift
Lebenslauf
Anschreiben
Zeugnisse und Zertifikate
LinkedIn-Profil oder vergleichbare berufliche Profile
Gehaltsvorstellungen
Verfügbarkeit und Kündigungsfrist
Informationen zu Positionen, auf die du dich beworben hast
Interviewnotizen und Bewertungen
Recruiting-bezogene Kommunikation
Sonstige Informationen, die du uns freiwillig zur Verfügung stellst
Die Bereitstellung deiner Daten erfolgt freiwillig. Ohne bestimmte Angaben kann die Bearbeitung deiner Bewerbung jedoch eingeschränkt sein.
6. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Durchführung des Bewerbungsverfahrens
Wir verarbeiten deine Daten zur Prüfung deiner Bewerbung, Durchführung von Interviews und Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
§ 26 BDSG
Kommunikation mit Bewerber:innen
Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Talent Pool
Mit deiner Einwilligung können wir dein Profil in unseren Talent Pool aufnehmen, um dich für zukünftige Stellen zu berücksichtigen.
Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Active Sourcing und Empfehlungen
Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Personalgewinnung)
gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
7. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Bewerbungsverfahren
Deine Daten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens sowie für gesetzlich zulässige Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Talent Pool
Mit deiner Einwilligung können wir deine Daten über den Abschluss eines Bewerbungsverfahrens hinaus speichern.
Die reguläre Speicherdauer im Talent Pool beträgt 180 Tage.
Vor Ablauf dieser Frist versendet Recruitee automatisch eine Anfrage zur Verlängerung deiner Einwilligung. Wenn du deine Einwilligung erneuerst, können deine Daten weiterhin gespeichert werden. Erfolgt keine Verlängerung, werden deine Daten automatisch gelöscht.
Active-Sourcing- und Referral-Kandidat:innen
Kandidat:innen, die nicht direkt über unsere Karriereseite eingewilligt haben, erhalten eine gesonderte Einwilligungsanfrage.
Wird innerhalb von 30 Tagen keine Einwilligung erteilt, werden die Daten automatisch gelöscht.
Löschanfragen
Du kannst jederzeit die Löschung deiner personenbezogenen Daten verlangen.
Dies ist möglich:
über die entsprechenden Funktionen und Links in unseren Recruiting-Kommunikationen,
über die von Recruitee bereitgestellten Datenschutzfunktionen oder
durch Kontaktaufnahme mit privacy@circula.com.
Löschanfragen werden grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen bearbeitet, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Automatische Löschung
Abgelaufene Kandidatenprofile werden automatisch gelöscht.
Ausgenommen hiervon sind:
eingestellte Kandidat:innen,
Kandidat:innen in laufenden Bewerbungsprozessen,
Datensätze, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben aufbewahrt werden müssen.
8. Weitergabe personenbezogener Daten
Deine personenbezogenen Daten werden ausschließlich an Personen weitergegeben, die diese für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen.
Dies umfasst insbesondere:
Recruiting- und People-Teams,
Fachbereiche und Hiring Manager,
Interviewer:innen,
technische Dienstleister und Auftragsverarbeiter,
verbundene Unternehmen der Circula-Gruppe, soweit dies für eine Einstellung erforderlich ist.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder du eingewilligt hast.
9. Sicherheit deiner Daten
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz deiner personenbezogenen Daten.
Hierzu gehören insbesondere:
verschlüsselte Datenübertragung (TLS),
rollenbasierte Zugriffsrechte,
Authentifizierungs- und Berechtigungskonzepte,
Sicherheitsüberprüfungen,
automatisierte Lösch- und Aufbewahrungsprozesse.
10. Deine Rechte
Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen insbesondere folgende Rechte:
Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Datenschutzbeauftragter
Wenn du Fragen zum Datenschutz hast oder deine Rechte ausüben möchtest, kannst du dich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:
Boris Arendt E-Mail: privacy@circula.com
Darüber hinaus hast du das Recht, dich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
11. Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, um sie an rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen anzupassen.
Es gilt jeweils die auf dieser Karriereseite veröffentlichte Fassung. 1. General Information
This Careers Site and applicant tracking system are operated by:
Circula GmbH Oranienburger Str. 74 10117 Berlin Germany
("Circula", "we", "us", or "our").
This Privacy Notice explains how we process personal data in connection with job applications and recruitment activities.
We process your personal data in accordance with the General Data Protection Regulation ("GDPR") and applicable data protection laws.
2. Data Controller
The controller responsible for processing your personal data within the meaning of Article 4(7) GDPR is:
Circula GmbH Oranienburger Str. 74 10117 Berlin Germany
Email: privacy@circula.com
3. Use of Recruitee
To manage our recruitment and hiring processes, we use the recruiting software Recruitee, provided by the Tellent Group.
The data you submit as part of your application is transmitted securely and processed within the system. We have entered into the necessary data processing agreements with the provider in accordance with Article 28 GDPR.
Circula is the controller responsible for processing your application data. Recruitee and Tellent process personal data solely on our behalf as data processors.
Recruitee is used in particular for the following purposes:
Managing applications and candidate profiles
Communicating with candidates
Scheduling interviews and coordinating recruitment activities
Managing our talent pool
Recruitment reporting and analytics
Operating, securing, and maintaining the system
4. How We Collect Personal Data
Applications Through Our Careers Site
If you apply for an advertised position or submit a speculative application, we process your data for the purpose of conducting the recruitment process.
Active Sourcing
We may use publicly available professional networks and other publicly accessible sources to identify potential candidates.
If we believe that your profile may be suitable for current or future opportunities, we may contact you based on our legitimate interest in recruitment or obtain your consent where required by law.
Referrals
We may receive your contact details through employee referrals or recommendations from other individuals who believe your profile may match our hiring needs.
In such cases, we may contact you to determine your interest in opportunities at Circula and, where appropriate, obtain your consent for further processing.
5. Categories of Personal Data
Depending on the nature of your application, we may process the following categories of personal data:
First and last name
Email address
Telephone number
Postal address
CV or résumé
Cover letter
Certificates and qualifications
LinkedIn profile or similar professional profiles
Salary expectations
Availability and notice period
Information regarding positions you have applied for
Interview notes and evaluations
Recruitment-related communications
Any other information you voluntarily provide
Providing personal data is voluntary. However, without certain information, we may be unable to fully assess or process your application.
6. Purposes and Legal Bases for Processing
Conducting the Recruitment Process
We process your data to review your application, conduct interviews, and make decisions regarding employment.
Legal basis:
Article 6(1)(b) GDPR
Section 26 German Federal Data Protection Act (BDSG)
Communication with Candidates
Legal basis:
Article 6(1)(b) GDPR
Article 6(1)(f) GDPR
Talent Pool
With your consent, we may include your profile in our talent pool and consider you for future opportunities.
Legal basis:
Article 6(1)(a) GDPR
Active Sourcing and Referrals
Legal basis:
Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in recruitment)
where applicable, Article 6(1)(a) GDPR
7. Retention and Deletion of Personal Data
We retain personal data only for as long as necessary for the purposes described in this Privacy Notice.
Recruitment Process
Your data will be retained for the duration of the recruitment process and any applicable statutory retention periods.
Talent Pool
With your consent, we may retain your data after the conclusion of a recruitment process.
The standard retention period for talent pool candidates is 180 days.
Before this period expires, Recruitee automatically sends a request to renew your consent. If you renew your consent, your data may continue to be retained. If you do not renew your consent, your data will be automatically deleted.
Active Sourcing and Referral Candidates
Candidates who have not provided consent directly through our Careers Site will receive a separate consent request.
If consent is not provided within 30 days, the data will be automatically deleted.
Deletion Requests
You may request the deletion of your personal data at any time.
This can be done:
through the links and functions provided in our recruitment communications,
through Recruitee's privacy management functionality, or
by contacting privacy@circula.com.
Deletion requests are generally processed within seven days unless legal retention obligations require otherwise.
Automatic Deletion
Expired candidate profiles are automatically deleted.
Exceptions apply to:
hired candidates,
candidates participating in active recruitment processes, and
records that must be retained due to legal obligations.
8. Disclosure of Personal Data
Your personal data will only be shared with individuals who require access for recruitment purposes.
This may include:
Recruiting and People teams
Hiring managers and business departments
Interviewers
Technical service providers and data processors
Affiliated companies within the Circula group where relevant for employment purposes
Personal data will only be disclosed to other parties where required by law or where you have provided consent.
9. Security of Your Data
We implement appropriate technical and organizational measures to protect your personal data.
These measures include, in particular:
encrypted data transmission (TLS),
role-based access controls,
authentication and authorization procedures,
security reviews, and
automated retention and deletion processes.
10. Your Rights
Subject to the applicable legal requirements, you have the following rights:
Right of access (Article 15 GDPR)
Right to rectification (Article 16 GDPR)
Right to erasure (Article 17 GDPR)
Right to restriction of processing (Article 18 GDPR)
Right to data portability (Article 20 GDPR)
Right to object (Article 21 GDPR)
Right to withdraw consent at any time (Article 7(3) GDPR)
Data Protection Officer
If you have any questions regarding data protection or wish to exercise your rights, you may contact our Data Protection Officer:
Boris Arendt Email: privacy@circula.com
You also have the right to lodge a complaint with a competent supervisory authority.
11. Changes to This Privacy Notice
We reserve the right to amend this Privacy Notice to reflect legal, technical, or organizational changes.
The version published on this Careers Site at the time of your visit shall apply.